A. KONSEP KOMUNIKASI KELOMPOK
1. 1. PENGERTIAN
Komunikasi
kelompok adalah komunikasi yang berlangsung antara beberapa orang dalam suatu
kelompok “kecil” seperti dalam rapat, pertemuan, konperensi dan sebagainya
(Anwar Arifin, 1984). Michael Burgoon (dalam Wiryanto, 2005) mendefinisikan
komunikasi kelompok sebagai interaksi secara tatap muka antara tiga orang atau
lebih, dengan tujuan yang telah diketahui, seperti berbagi informasi, menjaga
diri, pemecahan masalah, yang mana anggota-anggotanya dapat mengingat
karakteristik pribadi anggota-anggota yang lain secara tepat. Kedua definisi
komunikasi kelompok di atas mempunyai kesamaan, yakni adanya komunikasi tatap
muka, dan memiliki susunan rencana kerja tertentu umtuk mencapai tujuan
kelompok.
Sifat-sifat
komunikasi kelompok sebagai berikut:
1.
Kelompok berkomunikasi melalui tatap muka;
2.
Kelompok memiliki sedikit partisipan;
3.
Kelompok bekerja di bawah arahan seseorang pemimpin;
4.
Kelompok membagi tujuan atau sasaran bersama;
5.
Anggota kelompok memiliki pengaruh atas satu sama lain.
2. PRINSIP DASAR KOMUNIKASI KELOMPOK
Kelompok
merupakan bagian yang tidak dapat dilepaskan dari aktivitas kita sehari-hari.
Kelompok baik yang bersifat primer maupun sekunder, merupakan wahana bagi
setiap orang untuk dapat mewujudkan harapan dan keinginannya berbagi informasi
dalam hamper semua aspek kehidupan. Ia bias merupakan media untuk mengungkapkan
persoalan-persoalan pribadi (keluarga sebagai kelompok primer), ia dapat
merupakan sarana meningkatkan pengethuan para anggotanya (kelompok belajar) dan
ia bias pula merupakan alat untuk memecahkan persoalan bersama yang dihadapi
seluruh anggota (kelompok pemecahan masalah). Jadi, banyak manfaat yang dapat
kita petik bila kita ikut terlibat dalam seuatu kelompok yang sesuai dengan
rasa ketertarikan (interest) kita. Orang yang memisahkan atau mengisolasi
dirinya dengan orang lain adalah orang yang penyendiri, orang yang benci kepada
orang lain (misanthrope) atau dapat dikatakan sebagai orang yang antisosial.
Ada
empat elemen yang muncul dari definisi yang dikemukakan oleh Adler dan Rodman
tersebut, yaitu :
Elemen
pertama adalah interaksi dalam komunikasi kelompok merupakan faktor yang
penting, karena melalui interaksi inilah, kita dapat melihat perbedaan antara
kelompok dengan istilah yang disebut dengan coact. Coact adalah sekumpulan
orang yang secara serentak terkait dalam aktivitas yang sama namun tanpa
komunikasi satu sama lain. Misalnya, mahasiswa yang hanya secara pasif
mendengarkan suatu perkuliahan, secara teknis belum dapat disebut sebagai
kelompok. Mereka dapat dikatakan sebagai kelompok apabila sudah mulai
mempertukarkan pesan dengan dosen atau rekan mahasiswa yang lain.
Elemen
yang kedua adalah waktu. Sekumpulan orang yang berinteraksi untuk jangka waktu
yang singkat, tidak dapat digolongkan sebagai kelompok. Kelompok
mempersyaratkan interaksi dalam jangka waktu yang panjang, karena dengan
interaksi ini akan dimiliki karakteristik atau ciri yang tidak dipunyai oleh
kumpulan yang bersifat sementara.
Elemen
yang ketiga adalah ukuran atau jumlah partisipan dalam komunikasi kelompk.
Tidak ada ukuran yang pasti mengenai jumlah anggota dalam suatu kelompok. Ada
yang memberi batas 3-8 orang, 3-15 orang dan 3-20 orang. Untuk mengatasi
perbedaan jumlah anggota tersebut, muncul konsep yang dikenal dengan smallness,
yaitu kemampuan setiap anggota kelompk untuk dapat mengenal dan memberi reaksi
terhadap anggota kelompok lainnya. Dengan smallness ini, kuantitas tidak
dipersoalkan sepanjang setiap anggota mampu mengenal dan memberi rekasi pada
anggota lain atau setiap anggota mampu melihat dan mendengar anggota yang
lain/seperti yang dikemukakan dalam definisi pertama.
Elemen
terakhir adalah tujuan yang mengandung pengertian bahwa keanggotaan dalam suatu
kelompok akan membantu individu yang menjadi anggota kelompok tersebut dapat
mewujudkan satu atau lebih tujuannya.
3. KLASIFIKASI KELOMPOK DAN KARAKTERISTIK
KOMUNIKASINYA
Telah
banyak klasifikasi kelompok yang dilahirkan oleh para ilmuwan sosiologi, namun
dalam kesempatan ini kita sampaikan hanya dua klasifikasi kelompok.
a. Kelompok primer dan sekunder
Charles
Horton Cooley pada tahun 1909 (dalam Jalaludin Rakhmat, 1994) mengatakan bahwa
kelompok primer adalah suatu kelompok yang anggota-anggotanya berhubungan
akrab, personal, dan menyentuh hati dalam asosiasi dan kerja sama. Sedangkan
kelompok sekunder adalah kelompok yang anggota-anggotanya berhubungan tidak
akrab, tidak personal, dan tidak menyentuh hati kita.
Jalaludin
Rakhmat membedakan kelompok ini berdasarkan karakteristik komunikasinya,
sebagai berikut:
1. Kualitas komunikasi pada kelompok primer
bersifat dalam dan meluas. Dalam, artinya menembus kepribadian kita yang paling
tersembunyi, menyingkap unsur-unsur backstage (perilaku yang kita tampakkan
dalam suasana privat saja). Meluas, artinya sedikit sekali kendala yang
menentukan rentangan dan cara berkomunikasi. Pada kelompok sekunder komunikasi
bersifat dangkal dan terbatas.
2. Komunikasi pada kelompok primer bersifat
personal, sedangkan kelompok sekunder nonpersonal.
3. Komunikasi kelompok primer lebih menekankan
aspek hubungan daripada aspek isi, sedangkan kelompok primer adalah sebaliknya.
4. Komunikasi kelompok primer cenderung
ekspresif, sedangkan kelompok sekunder instrumental.
5. Komunikasi kelompok primer cenderung
informal, sedangkan kelompok sekunder formal.
6. Kelompok keanggotaan dan kelompok rujukan.
b. Kelompok deskriptif dan kelompok preskriptif
John F.
Cragan dan David W. Wright (1980) membagi kelompok menjadi dua: deskriptif dan
peskriptif. Kategori deskriptif menunjukkan klasifikasi kelompok dengan melihat
proses pembentukannya secara alamiah. Kelompok preskriptif, mengacu pada
langkah-langkah yang harus ditempuh anggota kelompok dalam mencapai tujuan
kelompok. Cragan dan Wright mengkategorikan enam format kelompok preskriptif,
yaitu: diskusi meja bundar, simposium, diskusi panel, forum, kolokium, dan
prosedur parlementer.
4. FUNGSI KOMUNIKASI KELOMPOK
1. Fungsi pertama dalam kelompok adalah hubungan
sosial, dalam arti bagaimana suatu kelompok mampu memelihara dan memantapkan
hubungan sosial di antara para anggotanya seperti bagaimana suatu kelompok
secara rutin memberikan kesempatan kepada anggotanya untuk melakukan sktivitas
yang informal, santai dan menghibur.
2. Pendidikan adalah fungsi kedua dari kelompok,
dalam arti bagaimana sebuah kelompok secara formal maupun informal bekerja
unutk mencapai dan mempertukarkan pengetahun. Melalui fungsi pendidikan ini,
kebutuhan-kebutuhan dari para anggota kelompok, kelompok itu sendiri bahkan
kebutuhan masyarakat dapat terpenuhi. Namun demikian, fungsi pendidikan dalam
kelompok akan sesuai dengan yang diharapkan atau tidak, bergantung pada tiga
faktor, yaitu jumlah informasi baru yang dikontribusikan, jumlah partisipan
dalam kelompok serta frekuensi interaksi di antara para anggota kelompok.
Fungsi pendidikan ini akan sangat efektif jika setiap anggota kelompk membawa
pengetahuan yang berguna bagi kelompoknya. Tanpa pengetahuan baru yang
disumbangkan msing-masing anggota, mustahil fungai edukasi ini akan tercapai.
3. Dalam fungsi persuasi, seorang anggota
kelompok berupaya mempersuasikan anggota lainnya supaya melakukan atau tidak
melakukan sesuatu. Seseorang yang terlibat usaha-usaha persuasif dalam suatu
kelompok, membawa resiko untuk tidak diterima oleh para anggota lainnya.
Misalnya, jika usaha-usaha persuasif tersebut terlalu bertentangan dengan
nilai-nilai yang berlaku dalam kelompok, maka justru orang yang berusaha
mempersuasi tersebut akan menciptakan suatu konflik, dengan demikian malah
membahayakan kedudukannya dalam kelompok.
4. Fungsi keompok juga dicerminkan dengan
kegiatan-kegiatannya untuk memecahkan persoalan dan membuat
keputusan-keputusan. Pemecahan masalah (problem solving) berkaitan dengan
penemuan alternatif atau solusi yang tidak diketahui sebelumnya; sedangkan
pembuatan keputusan (decision making) berhubungan dengan pemilihan antara dua
atau lebih solusi. Jadi, pemecahn masalah menghasilkan materi atu bahan untuk
pembuatan keputusan.
5. Terapi adalah fungsi kelima dari kelompok.
Kelompok terapi memiliki perbedaan dengan kelompok lainnya, karena kelompok
terapi tidak memiliki tujuan. Objek dari kelompok terapi adalah membantu setiap
individu mencapai perubahan personalnhya. Tentunya, individu tersebut harus
berinteraksi dengan anggota kelompok lainnya guna mendapatkan manfaat, namun
usaha utamanya adalh membantu dirinya sendiri, bukan membantu kelompok mencapai
konsensus. Contoh dari kelompok terapi ini adalah kelompok konsultasi
perkawinan, kelompok penderita narkotika, kelompok perokok berat dan
sebagainya. Tindak komunikasi dalam kelompok-kelompok terapi dikenal dengan
nama pengungkapan ciri (self disclosure). Artinya, dalam suasana yang
mendukung, setiap anggota dianjurkan untuk berbicara secara terbuka tentang apa
yang menjadi permasalahannya. Jika muncul konflik antar anggota dalam diskusi
yang dilakukan, orang yang menjadi pemimpin atau yang memberi terapi yang akan
mengaturnya.
Dalam
organisasi, komunikasi berfungsi untuk :
1.
Pengaturan dan operasi, yakni untuk kepentingan penyelesaian pekerjaan dan
membereskan tugas demi pencapaian tujuan.
2.
Inovasi/pembaharuan, untuk kepentingan pembaharuan dan pengubahan tata kerja
demi penyesuaian, kelangsungan hidup, dan pengembangan organisasi di tengah
lingkungan yang terus berubah.
3.
Sosialisasi atau pembinaan, yakni berkaitan dengan anggota sebagai manusia.
Khusus dalam upaya motivasi, pengimbalan, dan moral kerja. Sosialisasi
berdampak kepada :
a.
Harga diri anggota
b.
Hubungan interpersonal dalam organisasi
c.
Motivasi ; integrasi kepentingan pribadi ke dalam kepentingan organisasi
B.
KOMUNIKASI ORGANISASI
1.
Definisi Komunikasi Organisasi
Komunikasi
organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam
kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005).
Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri
dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di
dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan
dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan
surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui
secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada
anggotanya secara individual.
Korelasi
antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang
terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi
itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung
dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang
dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan
sebagainya. Jawaban-jawaban bagi pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk
bahan telaah untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu
organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup
organisasi dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi
dilancarkan.
2.
Pendekatan dalam Organisasi
Kita
dapat melakukan pendekatan pada organisasi sekurang-kurangnya melalui empat
persepektif: pendekatan manajemen ilmiah atau klasik, pendekatan hubungan antar
manusia, pendekatan sistem, dan pendekatan kultural (Goldhaber,1990).
a.
Pendekatan ilmiah
Pendekatan
ilmiah menganggap bahwa organisasi harus menggunakan metoda-metoda ilmiah untuk
meningkatkan produktivitas. Berbagai studi pengendalian secara ilmiah akan
memungkinkan manajemen mengidentifikasi cara-cara atau alat untuk meningkatkan
produktivitas, dan pada akhirnya akan meningkatkan laba. Dalam pandangannya ini
produktivitas pada umumnya menyangkut masalah fisik dan psikologis. Produktivitas
dipandang dalam bentuk permintaan phisik akan pekerjaan dan kemampuan
psikologis para pekerjanya.
b.
Pendekatan hubungan antarmanusia
Pendekatan
hubungan antarmanusia berkembang sebagai reaksi terhadap perhatian eksklusif
faktor-faktor phisik dalam mengukur keberhasilan organisasi. Salah satu asumsi
prinsip dari pendekatan hubungan antarmanusia adalah bahwa kenaikan kepuasan
kerja akan mengakibatkan kenaikan produktivitas. Seorang karyawan yang bahagia
adalah karyawan yang produktif. Oleh karena itu, fungsi manajemen adalah
menjaga agar para karyawan terus merasa puas.
c.
Pendekatan sistem
Pendekatan
sistem mengkombinasikan unsur-unsur terbaik dari pendekatan ilmiah dengan
pendekatan hubungan antarmanusia. Pendekaan ini memandang organisasi sebagai
suatu sistem dimana semua bagian berinteraksi dan setiap bagian mempengaruhi
bagian lainnya. Organisasi dipandang sebagai suatu sistem terbuka-terbuka
terhadap informasi baru, responsif terhadap lingkungan, bersifat dinamis dan
selalu berubah.
d.
Pendekatan kultural
Sebuah
pendekatan kontemporer mengenai organisasi menganggap bahwa perusahaan harus
dipandang sebagai suatu kesatuan sosial atau kultur (pilotta, Widman, &
Jasko, 1988;Putnam & Pacanowsky, 1983). Seperti pada umumnya suatu kelompok
atau kultur sosial yang selalu memiliki aturan mengenai misalnya, perilaku
peran, kepahlawanan, dan nilai-nilai, maka demikian juga suatu organisasi. Oleh
karena itu, pada pendekatan ini organisasi harus meneliti untuk
mengidentifikasikan jenis kultur dan norma-norma atau nilai-nilai spesifik yang
dianutnya. Tujuan dari analisis ini adalah untuk memungkinkan kita bisa
memahami bagaimana organisasi berfungsi dan bagaiama hal itu mempengaruhi dan
dipengaruhi oleh para anggotanya (karyawannya) dalam kultur organisasi itu.
1. Jaringan Komunikasi Organisasi
Yang
dimaksud dengan jaringan disini adalah saluran yang digunakan untuk meneruskan
pesan dari satu orang ke orang lain. Jaringan ini dapat dilihat dari dua
perspektif. Pertama, kelompok kecil sesuai dengan sumberdaya yang dimilikinya
akan mengembangkan pola komunikasi yang menggabungkan beberapa struktur
jaringan komunikasi. Jaringan komunikasi ini kemudian merupakan sistem
komunikasi umum yang akan digunakan oleh kelompok dalam mengirimkan pesan dari
satu orang ke orang lainnya. Kedua, jaringan komunikasi ini bisa dipandang
sebagai struktur yang diformalkan yang diciptakan oleh organisasi sebagai
sarana komunikasi organisasi.
Struktur
jaringan komunikasi
a) Struktur lingkaran
struktur
lingkaran tidak memiliki pemimpin. Semua anggota posisinya sama. Mereka
memiliki wewenang atau kekuatan yang sama untuk mempengaruhi kelompok. Setiap
anggota bisa berkomunikasi dengan dua anggota lain di sisinya.
b) Struktur roda
struktur
roda memiliki pemimpin yang jelas, yaitu yang posisinya di pusa. Orang ini
merupakan satu-satunya yang dapat mengirim dan menerima pesan dari semua
anggota. Oleh karena itu, jika seorang anggota ingin berkomunikasi dengan
anggota lain, maka pesannya harus disampaikan melalui pemimpinnya.
c) Struktur Y
struktur
Y relatif kurang tersentralisasi dibanding struktur roda, tetapi lebih
tersentralisasi dibanding dengan pola lainnya. Pada struktur Y juga terdapat
pemimpin yang jelas. Tetapi satu anggota lain berperan sebagai pemimpin kedua.
Anggota ini dan mengirimkan dan menerima pesan dari dua orang lainnya. Ketiga
anggota lainnya komunikasinya terbatas hanya dengan satu orang lainnya.
d) Struktur rantai
struktur
rantai sama dengan struktur lingkaran kecuali bahwa para anggota yang paling
ujung hanya dapat berkomunikasi dengan satu orang saja. Keadaan terpusat juga
terdapat disini. Orang yang berada di posisi tengah lebih berperan sebagai
pemimpin daripada mereka yang berada di posisis lain.
e) Struktur semua saluran
struktur
semua saluran atau pola bintang hampir sama dengan struktur lingkaran dalam
arti semua anggota adalah sama dan semuanya juga memiliki kekuatan yang sama
untuk mempengaruhi anggota lainnya. Akan tetapi, dalam struktur semua saluran,
setiap anggota bisa berkomunikasi dengan setiap anggota lainnya. Pola ini
memungkinkan adanya partisipasi anggota secara optimum.
2. Arus Komunikasi Organisasi
Pembahasan
mengenai komunikasi dalam organisasi dalam bentuk arah arus informasinya sangat
penting. Komunikasi ke atas dan ke bawah (sering disebut vertikal) dan
komunikasi lateral barangkali merupakan yang paling penting. Di samping itu,
kita akan melihat pada informasi samar dan juga pada sebab dan akibat adanya
kepadatan informasi.
a.
Komunikasi ke atas
komunikasi
ke atas merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang lebih rendah ke
tingkat yang lebih tinggi-misalnya, para pelaksana ke manajernya, atau dari
para dosen ke dekan fakultas. Jenis komunikasi ini biasanya mencakup
(1)kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan, (2)masalah yang berkaitan dengan
pekerjaan dan pertanyaan yang belum terjawab, (3)berbagai gagasan untuk
perubahan dan saran-saran perbaikan; dan (4)perasaan yang berkaitan dengan
pekerjaan mengenai organisasi, pekerjaan itu sendiri, pekerjaan lainnya, dan
masalah lain yang serupa.
Komunikasi
ke atas sangat penting untuk mempertahankan dan bagi pertumbuhan organisasi.
Komunikasi itu memberikan manajemen umpan balik yang diperlukan mengenai
semangat kerja para karyawannya dan berbagai ketidakpuasan yang mungkin.
Komunikasi itu juga membuat bawahan memiliki rasa memiliki dan merasa sebagai
bagian dari organisasi. Di samping itu juga memungkinkan manajemen memiliki
kesempatan untuk memperoleh berbagai gagasan baru dari para pegawainya.
Masalah
tentang komunikasi ke atas
Di
samping penting bagi organisasi, komunikasi atas itu sulit dikendalikan. Salah
satu masalahnya adalah pesan yang mengalir ke atas seringkali merupakan pesan
yang perlu di dengar oleh hirarki yang lebih tinggi lagi. Para pekerja
seringkali enggan mengirim pesan yang negatif karena merasa khawatir mereka
dianggap sebagai biang keladi.
b.
Komunikasi ke bawah
Komunikasi
ke bawah merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang lebih tinggi ke
tingkat yang lebih rendah. Sebagai contoh, pesan yang dikirim oleh manajer kepada
karyawannya atau dari dekan fakultas kepada para dosennya adalah komunikasi ke
bawah. Perintah seringkali merupakan contoh jelas untuk komunikasi ke
bawah:”Ketik surat ini rangkap dua,””Kirim barang ini sebelum tengah hari.”
Tulis kopi iklan ini,” dan sebagainya.
Masalah
tentang komunikasi ke bawah
Manajemen
dan karyawan seringkali berbicara dengan bahasa yang berbeda. Banyak manajer
yang tidak mengetahui bagaimana agar pesan mereka dapatdipahami oleh
karyawannya. Misalnya saja, kebanyakan manajer memilki pendidikan yang lebih
tinggi dan banyak bahasa teknis mengenai bisnis daipada para karyawannya.
c.
Komunikasi lateral
Komunikasi
lateral adalah pesasn antara sesama-manajer ke manajer, karyawan ke karyawan.
Pesan semacam ini bisa bergerak di bagian yang sama di dalam organisasi atau
mengalir antar bagian. Komunikasi lateral merupakan komunikasi yang terjadi
antara dua dosen sejarah di perguruan tinggi yang sama. Juga bisa merupakan
komunikasi antara dua dosen psikologi di dua universitas yang berbeda.
Masalah
pada komunikasi lateral
Salah
satu masalah yang jelas pada komunikasi lateral adalah bahasa yang khusus yang
dikembangkan oleh divisi tertentu di dalam organisasi. Bahasa semacam itu
seringkali sulit dipahami oleh penerima pesan. Untuk bisa berkomunikasi dengan
psikolog misalnya, maka perlu berbicara dengan bahasa psikologi- untuk
mengetahui arti dari beberapa istilah seperti skedul, pemantapan, egoisme,
katarsis, STM, dan asosiasi bebas.
d.
Kabar burung
Menurut
ahli organisasi, John Baird (1977), meskipun kabar burung merupakan bagian dari
komunikasi informal dalam setiap organisasi besar, jenis komunikasi itu jangan
digunakan terlalu sering seperti folklore yang sudah biasa kita ketahui.
Biasanya kabar burung tidak terjadi pada iklim yang stabil. Perubahan dan
ketidakjelasan mendorong timbulnya kabar burung. Bagaimanapun juga tidaklah
mengherankan apabila jenis komunikasi ini menghasilkan ketepatan informasi yang
tinggi.
e.
Kepadatan informasi
Sekarang
ini, dengan kecanggihan teknologi, kepadatan informasi merupakan salah satu
masalah kita yang terbesar. Informasi dikembangkan dengan kecepatan tinggi
sehingga sulit untuk diikuti semuanya dan dianggap relevan untuk satu jenis
pekerjaan tertentu. Dengan kadar yang berbeda-beda setiap orang harus mampu
menyeleksi informasi tertentu dan menganggap informasi lain tidak penting.
Kepadatan
informasi tampaknya sudah menjalar di semua organisasi. Dan sudah barang tentu,
inilah penyebab mengapa begitu banyak organisasi yang mengunakan komputer untuk
mengatasinya. Dengan menaruh apa saja ke dalam komputer memang relati mudah dan
efisien untuk mengatasi kecepatan informasi. Tetapi cara itu tidak merupakan
jawaban untuk semuanya. Beberapa kerja manusia masih diperlukan untuk
mengerjakan informasi-sekurang-kurangnya biasanya demikian. Dan dalam kondisi
informasi yang terlalu padat, maka kesalahan sudah biasa terjadi, hanya karena
seseorang tidak bisa menyediakan waktu yang dibutuhkan untuk segalanya. Semakin
kita sibuk, semakin banyak kesalahan yang kita buat. Di samping itu masih
banyak lagi penundaan antara pengiriman pesan dengan pelaksanaan tindakan yang
diperlukan, dan penundaan itu merupakan hal yang tidak efisien dan menelan
biaya bagi organisasi.
C. FORMAT
INTERAKSI KOMUNIKASI ORGANISASI
• Komunikasi Interpersonal
Adalah
proses pertukaran informasi diantara sesorang dengan paling kurang seorang
lainnya atau biasanya diantara dua orang yang dapat langsung diketahui
balikannya. Dengan bertambahnya orang yang terlibat komunikasi, menjadi
bertambahlah persepsi orang dalam kejadian komunikasi sehingga bertambah
komplekslah komunikasi tersebut.
i. Klasifikasi Komunikasi interpersonal
- Interaksi intim
dalam
organisasi, hubungan ini dikembangkan dalam sistem komunikasi informal.
Misalnya hubungan yang terlihat antara kedua orang teman baik dalam organisasi,
yang mempunyai interaksi personal mungkin diluar peranan dan fungsinya di
organisasi.
- Percakapan Sosial
Adalah
interaksi untuk menyenangkan seorang secara sederhana dengan sedikit berbicara.
Jika dua orang atau lebih bersama-sama dan berbicara tentang perhatian, minat
di luar organisasi seperto famili, sport, isu politik.
- Interogasi atau Pemerikasaan
Adalah
interaksi antara seseorang yang ada dalam kontrol, yang meminta atau bahkan
menurut informasi daripada yang lain.
- Wawancara
Adalah
suatu bentuk komunikasi interpersonal dimana dua orang terlibat dalam
percakapan yang berupa tanya jawab.
ii. Tujuan Komunikasi Interpersonal
- Menemukan diri sendiri
- Menemukan dunia luar
- Membentuk dan menjaga hubungan yang penuh
arti
- Berubah sikap dan tingkah laku
- Untuik bermain dan kesenangan
- Untuk membantu
iii. Hubungan Interpersonal yang efektif
Menurut
Rogert hubungan interpersonal akan terjadi secara efektif apabila kedua belah
pihak memenuhi kondisi :
- bertemu satu sama lain secara personal
- empati secara tepat terhadap pribadi yang
lain dan berkomunikasi yang dapat dipahami satu sama lain secara berarti
- menghargai satu sama lain, bersifat positif
dan wajar tanpa mkenilai atau keberatan
- menghayati pengalaman satu sama lain dengan
sungguh-sungguh, bersikap menerima dari empati satu sama lain.
- Merasa bahwa saling menjaga keterbukaan dan
iklim yang mendukung dan mengurangi kecenderungan gangguan arti.
- Memperlihatkan tingkah laku yang percaya
penuh dan memperkuat perasaan aman terhadap yang lain.
• Komunikasi Kelompok Kecil
Adalah
suatu kumpulan individu yang dapat mempengaruhi satu sama lain, memperoleh
beberapa kepuasan satu sama lain, berinteraksi untuk beberapa tujuan, mengambil
peranan, terikat satu sama lain dan berkomunikasi tatap muka.
i. Tujuan Komunikasi kelompok kecil
Tujuan
Personal
- Hubungan sosial
Tujuannya
memperkuat hubungan interpersonal dan menaikkan kesejahteraan kita.
- Penyaluran
Tujuan
ini biasa dilakukan dalam suasana yang mendukung adanya pertukaran pikiran atau
pertengkaran sengit dalam diskusi keluarga, dimana keterbukaan diri adalah
tepat.
- Kelompok terapi
Biasanya
digunakan untuk membantu orang menghilangkan sikap-sikap mereka, atau tingkah
laku dalam beberapa aspek kehidupan mereka.
- Belajar
alasan
umum orang mengikuti kelompok kecil adalah belajar dari orang lain. Belajar
terjadi dalam bermacam-macam setting. Asumsi nyang mendasari belajar kelompok
adalah ide dari dua arah.
Tujan
yang berhubungan dengan pekerjaan
- Pembuatan keputusan
Orang-orang
yang berkumpul bersama-sama dalam kelompok untuik membuat keputusan mengenai
sesuatu. Mendiskusikan alternatif dengan orang lain membantu orang memutuskan
mnana pilihan terbaik untuk kelompok.
- Pemecahan Masalah
Masalah
yang mereka usahakan menyelesaikannya mencakup bagaimana menyempurnakan
produksi, bagaimana menyempurnakan hubungan yang kurang baik..
ii. Kelompok Kecil sebagai suatu sistem
Kelompok
kecil merupakan organisasi kecil yang mempunyai empat komponen dasar yaitu
input atau masukan proses, output atau hasil dari balikan.
-
Masukan, merupakan materi mentah dalam kelompok kecil seperti orang, informasi
yang digunakan kelompok untuk berinteraksi. Orang atau anggota kelompok adalah
masukan karena tiap orang dalam kelompok membawa kualitas tertentu seperti
kepribadian,umur, kesehatan, pengetahuan, sikap, nilai dan kemampuan memecahkan
masalah.
-
Proses, menunjukkan kepada semua proses internal yang terjadi dalam kelompok
selama diskusi
- Hasil
, merupakan keputusan atau penyelesaian yang dicapai oleh kelompok.
-
Balikan , berisi respon yang mengikat system bersama. Balikan memberi masukan
untuk pertemuan kelompok masa akan datang.
iii.
Karakteristik Kelompok Kecil
- Mempermudah prtemuan ramah tamah
- Personaliti kelompok. Bila sekelompok orang
datang bersama maka mereka membentuk identitas sendiri yang menjadikan
personaliti kelompok.
- Kekompakan, yaitu daya tarikan anggota
kelompok satu sama lain dan keinginan mereka untuk bersatu.
- Komitmen terhadap tugas. Aktivitas individe
lainnya dalam kelompok yang dekat hubungannya dengan komitmen aalah motivasi.
- Besarnya kelompok kelihatannya cukup
sederhana tapi besarnya kelompok itu mempunyai beberapa pencabangan penting
dalam kelompok.
- Norma kelompok, adalah aturan dan pedoman
yang digunakan oleh sekelompok itu sendiri, maupun beberapa faktor eksternal di
luar kelompok.
- Saling bergantung satu sama lain. Yang
paling penting adalah anggota kelompok tergantung satu sama lain untuk beberapa
tingkatan tertentu, dan paling kurang pada seorang lainnya.
iv.
Peran anggota Komunikasi Kelompok Kecil
Kennet
Benne dan paul Sheats (1948) mengusulkan suatu klasifikasi mengenai peran
anggota dalam topik penting ini. Benne dan Sheats membagi peran anggota menjadi
tiga kelas umum : peran tugas kelompok, peran membina dan mempertahankan
kelompok, dan peran individual
Peran
Tugas Kelompok :
Peran
tugas kelompok adalah peran yang membuat kelompok mampu untuk memfokuskan
secara lebih spesifik dalam mencapai tujuan kelompok. Dalam menjalankan setiap
dari peranan ini, anggota tidak berbuat sebagai individu terpisah, tetapi
sebagai bagian dari keseluruhan yang lebih besar. Kebutuhan dan tujuan kelompok
mengatur peran yang harus dilakukan para anggota. Anggota kelompok yang efektif
akan melaksanankan beberapa fungsi ini, walaupun beberapa orang terkunci pada
beberapa peran spesifik saja.
Peran
Membina dan Mempertahankan Kelompok :
Tidak
seorang pun dan tidak sekelompok pun yang selalu berorientasi pada tugas setiap
saat. Kelompok merupakan merupakan satu unit yang anggotanya memiliki hubungan
interpersonal yang beragam. Hubungan ini perlu dipelihara jika kelompok ingin
berfungsi secara efektif—jika para anggota kelompok ingin merasa puas dan produktif.
Apabila fungsi ini tidak dilakukan, para anggota kelompok akan rusak apabila
proses kelompok menjadi macet, sering timbul konflik, atau komunikasi kelompok
kecil menjadi terganggu pada tingkat pribadi atau sosial tertentu.
Peran
individual :
Peran kelompok
tugas dan peran membina dan mempertahankan kelompok semuanya bersifat
produktif. Peran itu membantu kelompok dalam mencapai tujuannya, dan
berorientasi pada kelompok. Peran yang akan kita bahas di sini adalah peran
yang kontra produktif. Peran itu menghambat kelompok dalam mencapai tujuannya
dan lebih berorientasi pada individu ketimbang kelompok. Peran semacam ini
sering diistilahkan dengan malfungsi, yang menghambat efektivitas kelompok baik
dalam hal produktivitas maupun kepuasan pribadi.
Partisipasi
Anggota :
Berikut
adalah beberapa pedoman yang akan membantu partisipasi anda dalam komunikasi
kelompok kecil menjadi efektif dan lebih menyenangkan. Beberapa saran ini
merupakan elaborasi dan perluasan dari karakteristik dasar komunikasi
interpersonal yang efektif.
Berorientasi
Pada Kelompok :
Dalam
kelompok kecil anda adalah anggota tim – seoarang anggota dari keseluruhan yang
lebih besar. Partisipasi anada akan bernilai jika dapat membantu pencapaian
tujuan kelompok dan meningkatkan kepuasan para anggota. Tugas anda adalah
mengerahkan kemampuan, pengetahuan dan pikiran anda sehingga kelompok dapat
mengembangkan pemecahan yang lebih baik darapada yang dikembangkan oleh satu
orang. Prestasi yang sifatnya ndividual bisa menghambat kelompok.
Pusatkan
konflik Pada Masalahnya :
Konflik
dalam situasi kelompok kecil tidak dapat dihindarkan. Konflik merupaka bagiian
alamiah dari proses kelompok kecil, tetapi pusatkan konflik itu pada masalahnya
ketimbang pada pribadi orangnya.
Bersikapalah
Tanpa Prasangka Secara Kritis :
Suatu
gejala umum tetapi perkembangan itu tidak produktif terjadi apabila para
anggota datang ke kelompok dengan pikiran yang sudah terbentuk. Apabila hal ini
terjadi, proses kelompok kecil akan berubah menjadi serangkaian perdebatan
individual, di mana setiap orang berusaha mempertahankan posisinya
masing-masing. Seharusnya, anggota datang ke kelompok dibekali dengan informasi
yang relevan yang akan bermanfaat dalam proses diskusi. Mereka seharusnya belum
mempunyai keputusan apa-apa mengenai pemecahan atau kesimpulan yang akan mereka
terima.
Pastikan
pemahaman :
Pastikan
bahwa gagasan dan informasi anda dipahai oleh semua peserta. Jika sesutau layak
diutarakan. Maka yang dikatakan itu layak juga dibuat jelas. Jika ragu-ragu,
tanyakan apa yang anda sampaikan itu jelas, “Apakah pertanyaan saya cukup
jelas?” “Aapakah saya menjelaskannya cukup terang?”
Pastikan
juga bahwa anda juga memahami dengan jelas kontribusi dari para anggota lain,
terutama sebelum anda membahas masalahnya dengan mereka. Dalam prakteknya,
sering kali orang menyatakan ketidaksetujuannya dengan kata-katanya sendiri.
Pikir
Kelompok :
berikut
merupakan beberapa gejala yang dapat membantu anda mengenali adanya pikir
kelompok dalam kelompok yang anda amati atau berpartisipasi di dalamnya.
- Para
anggota kelompok berpikir bahwa kelompoknya dan para anggotanya tidak dapat
dikalahkan oleh bahaya.
- Para
anggota menciptakan rasionalisasi untuk menghindarkan berurusan langsung dengan
bahaya atau ancaman.
- Para
anggota kelompok yakin bahwa kelompok mereka bermoral.
-
Mereka yang bertentangan dengan kelompok dianggap terlalu menyederhanakan
masalah, menganut cara-cara yang jamak.
-
Tekanan kelompok ditujukan kepada setiap anggota yang menunjukkan sikap ragu-ragu
atau mempertanyakan argumentasi atau usulan kelompok.
- Para
anggota kelompok menyensor keraguan mereka sendiri.
- Para
anggota kelompok yakin bahwa semua anggota menyetujui secara bulat, apakah
persetujuan semacam itu dinyatakan atau tidak.
- Para
anggota kelompok mulai berperan menjadi informasi yang sampai pada anggota
kelompok lainnya, terutama apabila informasi semacam itu bisa menciptakan
perbedaan opini.
v.
Pemimpin dalam Komunikasi Kelompok Kecil
Dalam
kebanyakan kelompok kecil, satu orang berperan seagai pemimpin. Dalam kelompok
lain, kepemimpinan bisa dipegang oleh beberapa orang. Lebih lanjut, sang
pemimpin bisa ditunjuk atau secara otomatis muncul dalam proses perkembangan
komunikasi kelompok.
Gaya
Kepemimpinan :
Sebagai
tambahan untuk melihat perhatian pokok dalam kepemimpinan, seperti yang kita
lakukan dengan teori kepemimpinan situasional, kita dapat juga melihat
kepemimpinan dari sisi tiga gaya kepemimpinan : lepas-kendali, demokratis dan
otoriter (Bennis dan nanus, 1955; shaw,1981)
Pemimpin
Lepas-Kendali :
Pemimpin
lepas-Kendali tidak berinisiatif untuk mengarahkan atau menyarankan alternatif
tindakan. Akan tetapi, pemimpin ini lebih mengijinkan kelompok untuk
mengembangkan dan melakukan kesalahan. Pemimpin semacam ini menolak setiap wewenang
yang diberikan
Pemimpin
Demokratis :
Pemimpin
Demokratis memberikan pengarahan, tetapi mengijinkan kelompok untuk
mengembangkan dan melaksanankan cara yang dikehendaki para anggotanya. Para
anggota kelompok didorond untuk menentukan sasaran dan prosedur. Pemimpin
demokratis merangsang timbulnya pengarahan sendiri dan aktualisasi diri pada
para anggota kelompok.
Menjaga
Para Anggota Berada Pada Jalurnya :
Banyak
orang yang bersifat egosentris dan hanya akan memakasakan keiginan dan masalah
mereka sendiri. Dalam hal inilah diperlukan peran pemimpin untuk megarahkan
para anggotanya tetap berada pada jalur pembahasan
Memastikan
Kepuasan Anggota :
Para
anggota memiliki kebutuhan dan keinginan psikologis yang berbeda dan banyak
memasuki kelompok justru karena kebutuhan dan keinginan ini. Meskipub kelompok
itu berurusan dengan misalnya masalah politik, beragam anggota yang ada mungkin
berkumpul bersama dengan alasan yang lebih psikologis ketimbang politis.
Merangsang
Evaluasi dan Perbaikan :
semua
kelompok akan menghadapi hambatan jika mereka mencoba untuk memecahkan suatu
masalah, membuta keputusan, atau mengembangkan gagasan. Tidak ada satu kelompok
pun yang efektif sempurna. Semua kelompok mempunyai kesempatan untuk
memperbaiki dirinya.
Menyiapkan
Anggota Untuk Berdiskusi :
Kelompok
terbentuk secara perlaha-lahan dan perlu dibentuk menjadi diskusi yang berarti.
Pemimpin harus menyiapkan para anggota untuk berdiskusi. Hal ini menyangkut
menyiapkan para anggota untuk berinteraksi dalam kelompok kecil, termasuk juga
siap untuk mendiskusikan suatu masala yahng spesifik tertentu.
• KOMUNIKASI PUBLIK
Adalah
pertukaran pesan dengan sejumlah orang yang berada dalam organisasi atau yang
diluar organisasi secara tatap muka atau melalui media.
Kualitas
yang mebedakan komunikasi organisasi publik ini dengan komunikasi interpersonal
dan komunikasi kelompok kecil adalah :
a. Komunikasi publik berorientasi kepada si
pembicara atau sumber. Komunikasi interpersonal dan kelompok kecil terdapat
hubungan timbal balik diantara si pembicara dengan si penerima yang terlibat.
Pada komunikasi organisasi publik si pembicara mendominasi hubungan.
b. Pada komunikasi publik melibatkan sejumlah
besar penerimanya tetapi pada komunikasi interpersonal biasanya ada 2 orang dan
komunikasi kelompok kecil tidak lebih dari 5-7 orang penerima, pesan komunikasi
publik dimaksudkan untuk menarik banyak orang, beratus-ratus atau berjuta-juta
orang.
c. Pada komuniukasi publik kurang terdapat
interaksi antara si pembicara dan si pendengar. Hal ini menjadikan kuranginya
interaksi secara langsung antara si pembicara dengan sipendengar lebih bila
pendengarnya makin banyak.
d. Bahasa yang digunakan dalam komuniukasi
publik lebih umum supaya dapat dipahami oleh pendengar. Biasanya sebelum
presentasi sipembicara telah mengetahui tipe khusus dari sipendengar.
i. Tujuan dari komunikasi publik adalah :
- Memberikan informasi kepada sejumlah besar
orang yang mengenal organisasi, misalnya mengenai aktivitas-aktivitaas
organisasi dan hasil produksi organisasi.
- Menjalin hubungan antara organisasi dengan
masyarakat di luar organisasi seperti pemakaian jasa organisasi, pemakai hasil
produksi organisasi dan masyarakat umunya.
- Memberikan hiburan kepada sejumlah orang
seperti menceritakan pengalaman yang menyenangkan kepada orang banyak.
ii.
Bentuk Komunikasi Organisasi Publik
Bentuk
presentasi komunikasi organisasi publik secara garis besarnya dapat dibedakan
atas dua kategori, yaitu yang bersifat pemberian informasi dan mencari
komitmen. Presentasi yang bersifat pemberian informasi dapat dibedakan menjadi
:
a. Presentasi Orientasi
Presentasi
ini sengaja diberikan kepada karyawan-karyawan baru dalam organisasi untuk
memperkenalkan mereka dengan lingkungan kerja yang baru.
b. Presentasi untuk latihan pekerjaan tertentu
Bila
sejumlah anggota organisasi diberikan jabatan baru, mereka mesti dilatih untuk
pekerjaan itu oleh pelatih, melalui beberapa bentuk presentasi komunikasi
lisan. Memperlihatkan kepada seorang bagaimana melakukan sesuatu adalah
merupakan topik yang paling umum dari presentasi jabatan dalam organisasi.
c. Laporan status
Tiap-tiap
subunit organisasi mestilah menyimpan informasi tentang apa yang mereka
lakukan. Ini dilakukan untuk memudahkan dalam pemberian status subunit
masing-masing. Laporan status biasanya mengalir menurut garis komando dalam
organisasi.
d. Laporan kepada dewan pengurus
Anggota
organisasi seringkali diminta untuk meberikan laporan kepada dewan pengurus
atau yayasan yang membina organisasi.
e. Rapat-rapat Umum
Salah
satu kegiatan utama dalam rapat adalah untuk memberikan informasi kepada
seluruh karyawan mungkin berkenan dengan kebijaksanaan umum yang baru atau
peraturan baru yang perlu diketahui oleh karyawan, atau mengenai hal lainnya
yang perlu diinformasikan secara tepat.
Bentuk
kedua dari komunikasi publik dalam organisasi adalah untuk mencari komitmen.
Komunikasi ini bermaksud untuk mempengaruhi pendengar melalui informasi yang
diberikan. Tipe dari presentasi ini adalah :
a. Presentasi Pemasaran
Tipe
yang paling nyata dari presentasi untuk mecari komitmen adalah presentasi yang
dilakukan oleh seorang bagian pemasaran yang mencoba meyakini orang laintentang
hasil produksi atau pelayanan organisasinya. Atau presentasi yang diberikan
oleh seorang pimpinan mengenai rencana baru yang akan dilaksanakannya dan
mencari pemberi dana untuk itu.
b.
Presentasi memotivasi
Adalah
presentasi yang diberikan untuk mempengaruhi orang agar mau bekerja keras atau
meningkatkan proses produksi.
c. Presentasi Penerimaan Karyawan atau Mahasiswa
Bertujuan
untuk mendapatkan tenaga-tenaga yang akan bekerja pada organisasi yang akan
menduduki posisi tertentu atau tenaga yang akan dididik dalam organisasi
tertentu.
d. Pendekatan Tim Tujuan
dari ini adalah untuk membujuk orang atau meyakini orang agar mau mnerima
ide-ide yang disampaikan.
sumber: berdasarkan google
sumber: berdasarkan google
Tidak ada komentar:
Posting Komentar